二维条码在机关公文中的应用技术白皮书

二维条码技术作为一种崭新的自动识别技术，从诞生之日起就受到广泛的关注。经过几年的发展，该技术已广泛应用在政府、国防、公共安全、交通运输、医疗保健、工业、商业等领域。2005年9月国务院办公厅和中办办公厅下发了《关于印发<机关公文二维条码使用规范>的通知》（中秘文发［2005］56号）文件，在文件中要求从2006年1月1日起对中办、国办保送文件全部实现二维条码标志。在56号文中明确了使用公文的条码14项标示规范，并以国标GB0626为公开的公文二维条码标准。从而确立了二维条码在流转公文中所应该承担的作用，开创了一种新的文件管理方式。

一、二维码的作用

二维码是一种高密度、高信息含量的便携数据文件，通过二维条码可以实现信息大容量、高可靠性地存贮、传递、携带，是自动识读的最理想手段。在公文上直接将14项公文信息（如：发文单位、紧急程度、成文日期、主送单位等）生成二维条码加入，对于收文方可以通过条码扫描枪读入并还原成原始数据，可以方便地将收文信息自动输入到计算机办公系统中，大大减轻收文单位的手工工作量，提高办文效率。

二、二维码中间件

1、单机版二维条码系统

该系统是针对使用纸制公文交换用户的，用户将国办所要求的14项公文信息输入系统，系统自动生成二维条码的图形文件。同时系统提供政府机关所需要使用的各式文件模板，并直接将该二维条码图形文件放置公文中正确的位置，再将该公文直接打印输出，照相排版以供随后的印刷使用。此外如有必要可以通过胶片打印设备直接将公文输出胶片，以供印刷使用。

2、控件版二维条码系统

该系统是针对使用了OA系统的用户的，该用户可以通过电子方式实现公文交换。通过一个特定的接口程序，可以从OA中得到相应的14项文件信息，而无需人工录入，避免输入的错误。系统从OA中得到14项相关信息后，自动生成二维条码，并将该条码以图形方式提供OA系统使用，OA系统引导中间件将该二维图形放置于文件正确的位置上。

对于文件收文方，通过条码扫描枪对纸制文件的二维条码进行扫描，读出条码中包含的14项公文信息，并将14项信息通过特定接口程序，交互给OA系统。

三、二维码功能介绍

1、输入14项公文信息

未采用了办公自动化系统的单位，作为单机版用户将通过键盘输入方式，将上图中的公文信息输入到相应字段内。

采用了办公自动化系统的单位，作为控件版用户将可以通过我们提供的特定接口将OA系统中的相关信息直接加入到上图中的公文信息输入到相应字段内，而无需再录入。

2、生成二维条码

    在上面所有公文信息已经输入完毕后，点击“MakePdf”按钮，你将得到一个由上述信息形成的二维条码图形。该图形严格遵照56号文件的要求，长为50mm，高为10mm～25mm（由于条码包含的内容多少，而产生条码图形高度的不同）

3、修改公文模板

在56号文件上，明确规定了条码所处于的位置，即条码应该置于公文的末页版心的右下角，版记下方右侧，与版记向上保持3mm距离，与右侧保持5mm距离。

按照上述要求，需要对原有的公文模板进行修改，在公文最后一页的具体位置加入二维条码。

如下图所示

4、打印输出

 按照56号文的要求形成带二维条码的文件后，可以通过打印机将该文件输出到纸面，或输出到胶片上，以供之后印刷使用。

5、读取二维条码

收文方收到带有二维条码的纸制文件后，可以通过条码扫描枪将条码中携带的公文信息读取出来，经过我们提供的一个接口软件将该信息交互到计算机系统中。

如下图所示